Foi um sociólogo americano e professor da universidade de Columbia que analisou e definiu as disfunções da burocracia.
De acordo com Robert King Merton (1910-2003) não existe nenhuma organização totalmente racional. Ao mesmo tempo, o formalismo não tem a profundidade e a eficiência descritas por Weber. O excesso de formalismo, de documentos e de papéis conduz a burocracia, fatalmente, para a ineficiência.
Ao analisar a burocracia e a sua proposta de buscar a máxima eficiência, Merton notou que consequências imprevistas (ou indesejadas) levam à ineficiência e às imperfeições. A burocracia pode ser estudada em relação à precisão, confiança e eficiência, e também, quanto às suas limitações para alcançar a perfeição desejada. A estes fatos, fora de controle, ele nomeou como disfunções da burocracia para designar as falhas de funcionamento (as responsáveis pela imagem negativa criada pelo senso comum). São as diferenças existentes entre o “ideal” e a realidade.
A crítica de Merton parte da exigência do controle rigoroso para que um sistema burocrático apresente um resultado perfeito. Então, a burocracia exerce uma forte pressão sobre o funcionário: no comportamento disciplinado e metódico. A pressão vem pela exigência de um alto grau de confiança na conduta dos profissionais.
A importância da disciplina também foi enfatizada por Merton. Ela só terá efeito se estiver em conformidade com padrões estabelecidos que são sustentados por sentimentos que comprovem o grau de dedicação dos funcionários em relação ao trabalho burocrático. Então, a eficácia da burocracia depende das atitudes e dos sentimentos impingidos às pessoas e apropriados para o seu funcionamento.
Merton salienta que os cientistas dão uma ênfase exagerada aos resultados positivos e às funções da organização burocrática. Porém, não levaram em conta as tensões internas das estruturas burocráticas. Na verdade, não existe uma organização plenamente racional e o formalismo não tem a profundidade descrita por Max Weber. Isto acontece porque o tipo ideal de burocracia sofre alterações por ser operado pela organização informal (por pessoas).
Segundo Merton, o elemento humano (excluído dos estudos de Max Weber, que descreveu um sistema social desumano e mecanicista) ao participar da burocracia faz com que toda a previsibilidade do comportamento, que deveria ser a maior consequência da organização, escape do modelo ideal preestabelecido.